Participar como expositor en un evento profesional no es sólo asistir a la feria y montar tu stand. Antes de eso, es necesario realizar una pequeña investigación y decidir, entre los miles de encuentros sectoriales que se celebran fuera y dentro de nuestro país, cuál es el más indicado para nuestra compañía. Por suerte, existen instituciones que nos hacen más fácil este trabajo.
El éxito de nuestra participación en una feria depende, en gran medida, del evento profesional al que hayamos decidido ir. De nada servirá que hayamos invertido nuestro presupuesto en un stand de feria de diseño, en un catering estrellas Michelin o en material promocional como vinilos o roll up, si el encuentro profesional al que asistimos como expositores no responde a nuestras necesidades como empresa. Por eso, igual que nos preocupamos de escoger el vinilo que presidirá nuestro stand o la imagen del roll up que lucirá nuestro eslogan corporativo, debemos prestar atención a los eventos profesionales en los que participaremos como expositores y realizar un trabajo de investigación previo. Antes de decidirnos por un encuentro ferial u otro, es necesario conocer la oferta a la que tenemos acceso tanto dentro como fuera de nuestro país y decantarnos no sólo por aquella que concentre un mayor número de expositores y visitantes de nuestro ámbito profesional, sino también por aquella elegida por las compañías punteras del sector para mostrar sus novedades y para impulsar oportunidades de negocio.
Si contamos con experiencia en el sector, seguramente, conoceremos las ferias de referencia de nuestro ámbito profesional y podremos acotar nuestra investigación a dos o tres eventos. Pero, si no es así, deberemos hacer un rastreo de todos aquellos encuentros que por sector y ubicación puedan ser susceptibles de servirnos de plataforma de presentación y promoción de nuestros productos y servicios y valorar tanto sus características técnicas como de negocio.
Pero tranquilos. Para realizar este trabajo, existen varias herramientas que no serán de utilidad y evitarán que naveguemos por la red sin rumbo. La primera es la página web de la Asociación de Ferias Española (AFE). En su base de datos, están todos los eventos profesionales que se realizan en nuestro país, desde ferias hasta congresos, conferencias y jornadas sectoriales. Disponen de un buscador que nos permitirá filtrar nuestra búsqueda por sector, recinto ferial, ahorrándonos horas de trabajo delante de Internet. También, de enlaces que nos remitirán directamente a la web de la institución organizadora del evento. Será allí donde encontremos las cifras que nos interesarán conocer de esa feria: número de expositores y visitantes previstos, número de novedades a presentar, resultados de ediciones anteriores, actividades de Networking e infraestructuras y servicios al expositor tales como montaje y desmontaje de stands, conexión a Wifi o aparcamiento.
¿Y si queremos dar un salto al mercado extranjero y montar nuestro stand de feria en otro país diferente a España? Entonces podemos optar por organizaciones como European Major Exhibition Centre Association o International Association of Congress Centreso por instituciones como ICEX España Exportación e Inversiones. En las primeras, encontraremos los congresos y eventos feriales que se realizan en Europa, dispuestos por recinto, sector o país y con su correspondiente link a la web de la empresa organizadora. En la segunda, aquellos donde la institución española participa con un Pabellón Oficial o de forma agrupada con empresas españolas, a las que respalda en las tareas de gestión y comunicación y ofrece subvenciones para el viaje y estadía. Y es que, para aquellos que aún no lo sepan, un dato importante: el ICEX actúa de mecenas en estos casos y revisar su página web, además de guiarnos a la hora de elegir el encuentro donde plantar nuestro stand, nos puede facilitar información acerca de las ayudas a las que podemos optar como expositores dentro y fuera de nuestro país.
Imagen del stand de ICEX en el Big 5 Exhibition de Dubai (Autor: ICEX).
